师生服务中心事项

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2020.11 04

资产随项目带走（所有科研项目）

【温馨提示】本服务所指的资产随项目带走的含义如下：对于使用科研经费支出，所采购的仪器、设备等符合国有资产办理条件的物品进行财务核销及设备接收方设备验收科研系统备案过程。【办理地点】师生服务中心科工院窗口/科学园2H栋528室【资产带走办理流程】【线上部分】在线申请办理方式：登录科研创新服务平台→科研项目→对应项目右侧办理业务→资产带走→填写信息并提交申请→查看审核状态及审核意见→审核通过→打印《服务指引单》审核流程：学院科研秘书→师生服务中心/科工院印章管理员→国资资产管理员科工院审核时效：所有前置审核节点通过后的1个工作日内线上申请显示“学校通过”后方可进入线下材料用印【线下部分】领取材料办理方式：打印系统生成的《服务指引单》到师生服务中心科工院窗口→领取窗口签字并用印的《哈工大资产随项目带走业务入账单》→执行财务预约报销流程【办理说明】1.线上申请填写的资产信息，须为所上传的资产发票中所有需交付甲方单位、且符合国有资产办理条件的设备和物品；2.多张发票、单张发票均可通过多次提交发票照片附件一次办理；3.资产单价、数量及总额须与发票信息保持一致；价格填写含税金额，数量可根据发票信息填
2020.11 04

专家咨询费审批（使用所有类型科研经费）

【温馨提示】本服务所指的专家咨询费含义如下：科研项目（课题）承担单位在项目（课题）实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。专家咨询活动的组织形式主要有会议、现场访谈或者勘察、通讯三种形式。本服务仅针对使用科研经费列支上述费用的情况。【办理地点】仅师生服务中心科工院窗口【办理流程】教师登录财务系统预约酬金申报→打印财务《预约单》，并附加盖公章的《会议通知》、《专家签到表》等材料→携带上述材料到服务中心科工院窗口→业务人员复核无误后签字用印→返还材料【材料要求】1.财务《预约单》上经办人、项目负责人已亲笔签字；2.《会议通知》上开会时间、地点明确，并加盖公章；3.《专家签到表》亲笔签字齐全、真实；4.从科研经费中列支。【注意事项】1、未体现具体会议时间（时长）、地点、参会人员等必要信息的鉴定意见、验收意见等材料不可作为审核凭证；2、若是其它单位组织会议，我方参与并需要支付相关专家咨询费，请提供加盖对方单位公章的《会议通知》及《签到表》复印件；3、若不能提供有效的会议通知和签到表，请提供《情况说明》，其上须体现具体的会议时间（时长）、地点、参会人员（拟发放的人员）信息及会议内容，学院科研副
2020.11 04

授权委托书办理

【温馨提示】1.本服务所指的授权委托包括：因项目谈判、投标、合同/协议签订、结算等需要，需要向对方单位提供《授权委托书》，或其它需要办理授权委托的情况。2.此项服务仅针对自由、公开竞争所需授权委托的情形，若未经学校允许而私自办理相关授权委托而导致学校利益受损，将影响教师科研诚信，学校也将追究相关责任；3.线上申请仅支持公开投标用途及其他非军非密科研项目用途（包括项目谈判、合同签订、答辩/评审及其他非军非密事宜），审核通过后凭《服务指引单》线下领取材料并用印。非上列类型的《授权委托书》须按照校办要求到业务主管部门线下办理。【办理地点】仅在师生服务中心科工院窗口受理【办理流程】(1)公开投标用途：【线上部分】在线申请办理方式：登录新版科研创新服务平台→公开投标→“新增”→提交信息后查看审核状态及意见→审核通过→对应投标申请后的“业务办理”→授权委托书→“新增”→提交信息后查看审核状态及意见→审核通过审核流程：学院通过→师生服务中心印章管理员通过科工院审核时效：所有前置审核通过后1个工作日内线上申请显示“学校通过”后，打印《服务指引单》（二维码）方可进入线下办理流程。【线下部分】领取材料、移
2020.11 04

联合承担单位（合作单位）经费外拨

【温馨提示】本服务所指的经费外拨的含义如下：我校牵头的项目（课题）给合作单位拨付经费的科研系统备案过程。【办理地点】师生服务中心科工院窗口/科学园2H栋528室【办理流程】【线上部分】在线申请(1)纵向立项办理方式：登录科研创新服务平台→新增纵向项目时录入留校经费及合作单位经费情况，提交申请→审核通过，项目立项(2)经费认领办理方式：登录科研创新服务平台→经费办理→可认领→认领经费时明确本次外拨经费额度→提交申请→审核通过(3)外拨申请办理方式：登录科研创新服务平台→“科研项目”→对应科研项目右侧“办理业务”→外拨→填写信息并提交申请→查看审核状态及审核意见→审核通过→在线打印《服务指引单》（打印路径：经费办理→联合承担单位拨款）审核流程：科研人员提交→科工院印章管理员线上申请显示“学校通过”后方可进入线下材料用印【线下部分】领取材料办理方式：师生持在线打印的《服务指引单》到办理地点→领取已盖章的《科研项目合作单位经费外拨审批单》→执行财务预约报销流程【办理说明】由于经费入账时科研系统仅计算了“留校经费”部分管理费，并未计算“外拨经费”部分管理费，因此师生无需额外办理减免管理费手续。
2020.11 04

离校手续（科工院会签）

【前置条件】教师已妥善处理好本人负责的科研项目和相关专利【办理地点】师生服务中心6号窗口，86210027（科研项目线上会签）科学园2H栋506室,86418242（专利线上会签）【办理流程】人事处通过校园门户网站向科工院发起会签流程→科工院线上审核通过（或提示教师依据审核意见处理完毕相关事务后审核通过）【办理说明】一、办理离职会签前，教师在科研创新服务平台中须无任何负责的、执行中的项目。具体要求如下：1.实际已结题的科研项目，须在科研创新服务平台中完成结题、结算/结转备案。办理流程：项目负责人登录科研创新服务平台→对应科研项目→业务办理→结题→按结题类型填写信息并上传材料→提交申请并查看审核状态及审核意见→审核通过后持系统生成、并已经过学院会签的《结题申请表》（“校内结题”还需《结题承诺书》）至师生服务中心科工院窗口或科学园2H栋528室→业务人员复核无误后将结题材料线上归档并出具加盖科工院公章的《结题通知单》→项目负责人在系统中对应项目后的“业务办理”中发起结算/结转申请→财务主管审核通过，教师持《结题通知单》及《结算/结转申请表》至明德楼E区206室办理结算/结转手续；温馨提示：
2020.11 04

科研项目经费落款

【办理地点】师生服务中心科工院窗口/科学园2H栋528室【办理流程】【线上部分】在线申请办理方式：登录科研创新服务平台→经费办理→认领状态→“可认领”→银行到款列表中输入银行到款信息或核销代码进行查询→查询结果中选择拟认领款项点击“认领”→填写信息并提交申请→查看审核状态及审核意见→审核通过→在线打印《服务指引单》（打印路径：经费办理→认领状态→“已认领”→对应款项右侧“预约单”）审核流程：科研人员提交→科工院印章管理员线上申请显示“学校通过”后方可进入线下材料用印【线下部分】领取材料办理方式：师生持在线打印的《服务指引单》到办理地点→领取已盖章的《科研经费入账通知单》及《科研经费入账总预算信息》；若为首次认领经费，则可同时办理对应项目经费卡→到计财处（明德楼E区206室）办理后续落款事宜【办理说明】1.由于来款方可能多个项目打包付款，科研人员应先确认本次来款可认领金额；2.在“外拨参研单位经费”中录入本次认领款项中应外拨的金额（若无外拨则不填写）3.发票税率：若为技术服务、开发、咨询类合同，发票税率多为3%；若为采购加工类13%；若为事业单位往来收据，税率应为0%；4.若需办理减免税
2020.11 04

会议费预算审批（使用所有类型科研经费）

【温馨提示】本服务所指会议费含义如下：使用科研经费召开各类学术会议、启动会、论证会、管理类会议等。【办理地点】师生服务中心科工院窗口【办理流程】教师登录科工院主页→常用下载→下载并填写《会议费预算审批表》→经费负责人、学院领导亲笔签字并加盖院章→携带《审批表》及《会议通知》等相关材料到服务中心科工院窗口→业务人员复核无误后签字盖章→返还材料【材料要求】1、审批表上经费负责人已亲笔签字；2、单位科研副院长或院长已亲笔签字，并已加盖学院公章；3、预算合理，符合学校相关要求；4、《会议通知》等佐证材料。【注意事项】1、按照国家、学校会议费管理规定，举办各类会议前应提交会议费预算审批，会期超过3天或者使用财政资金在10万元（含）以上的，还需分管校领导审批；2、根据学校要求，未经审批而办会，事后补会议费审批的，科工院原则上不受理。确因特殊原因导致未能在办会前提交会议费预算审批，需附详细的《情况说明》，原因须合情合理，学院科研副院长或院长签字并加盖学院公章，同时附相关佐证材料（会议照片、《会议通知》、《会议手册》等原件），业务人员初审材料，确认材料合格后转科工院主管负责人亲笔签字。时效：3个工作日

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